Кто такой координатор мероприятия?

Координатор мероприятия – это незаменимая составляющая профессиональной команды, которая отвечает за успех любого торжества, будь то свадьба, юбилей или корпоратив. Услуги данных специалистов особенно ценятся при проведении масштабных событий с большим количеством участников и размахом. Почему? Что входит в перечень обязанностей координатора торжества?

Координатор, распорядитель и организатор мероприятий: главные отличия

Многие склонны путать такие профессии, как координатор, распорядитель и организатор мероприятий. Безусловно, все они незаменимая часть механизма, который функционирует и отвечает за превосходный результат проведенного торжества. Но в чем же кроются их главные отличия? Прежде всего, следует отметить то, что понятие «координатор» самое узкое, «распорядитель» – более широкое и, наконец, «организатор» – самое обширное, естественно, что касается основных обязанностей.

В частности организатор мероприятия (или ивент-менеджер) занимается полной подготовкой основных элементов торжества, продумывает концепцию, подбирает подрядчиков. Его активная деятельность над разработкой сценария будущего события начинается задолго до самого воплощения. Он способен предоставить в полной мере такую услугу, как организация праздника «под ключ», и принимать активное участие в каждом этапе его подготовки и проведения.

В свою очередь профессии координатора и распорядителя часто считают идентичными. Хотя это не совсем верно. Координатор совершает контроль над проведением непосредственно в день торжества и максимум за неделю до этого. В то время как распорядитель уделяет больше времени заказчику, становясь практически его представителем, советчиком и ассистентом. Поэтому в число его обязанностей входит не только координирование мероприятия, но и некое консультирование клиентов по поводу грядущего события.

Специфика деятельности координатора мероприятий

Координатор – это специалист, который отвечает за то, чтобы в день торжества все прошло, как запланировано. Поэтому он неустанно контролирует действия каждого участника события и своевременность всех этапов ивента. Поскольку любая незапланированная мелочь или импровизация способна полностью испортить концепцию мероприятия и испортить настроение всем присутствующим. При этом одно из самых важных заданий данного специалиста заключается в том, чтобы ничего не было забыто и упущено из виду, особенно, если речь идет о свадебной атрибутике: паспортах, кольцах. Все действия координатора мероприятий и соответственно организация других участников события происходят согласно таймингу. Это детальный план торжества, в котором поминутно расписан каждый этап проведения ивента.

Обязанности координатора достаточно обширны. Так он следит за готовностью всех участников мероприятия, обзванивает их накануне и уточняет их обязанности, время и место прибытия. Если речь идет о гостях, и праздник будет проводиться в определенном тематическом направлении, может посоветовать или настоять на дресс-коде, принимает звонки и разъясняет любые возникнувшие вопросы.

Координатор отвечает и за проведение банкета: подготовку столов и посадочных мест, рассадку гостей, последовательность подачи блюд и напитков, а также работу официантов. По окончанию празднования он заботится о сборе оставшихся продуктов со стола и помогает гостям добраться домой (в зависимости от пожеланий заказчика предоставляет специальный транспорт или вызывает такси).

Какими качествами обладает координатор мероприятий?

Координатор мероприятий – это человек, способный найти выход из любой ситуации. Именно поэтому у него всегда под рукой «волшебный чемоданчик», где можно найти любые мелочи, которые могут понадобиться в процессе празднования. Это полный набор медикаментов «от всех болезней», иголка с ниткой, скотч, булавки, салфетки и много чего другого. Зачастую его содержимое зависит от предыдущего опыта профессионала, чем больше его трудовой багаж, тем лучше он подготовлен как разного рода форс-мажорам. А они на любом торжестве, к сожалению, не редкость.

Так вот именно координатор мероприятий должен выходить из непредвиденных ситуаций таким образом, чтобы никто даже и не заметил, что они имели место быть. Поэтому в число его профессиональных качеств обязательно входят ловкость, находчивость и креативное мышление. Кроме того, данная специализация предполагает предельную пунктуальность и требовательность, а также отменные организационные способности, ответственность, собранность и хорошую память. Только полное сочетание всех этих качеств может обеспечить высокий уровень профессионализма координатора мероприятий, а значит и его успешную деятельность.