Специфика деятельности ивент-агентств (Как работает агентство по организации праздников?)

Ивент-агентство (от англ. еvent – событие, мероприятие) – это компания, которая занимается организацией разноплановых мероприятий любого масштаба по заказу клиентов. В свою очередь это очень трудоемкий и времязатратный процесс, который только при грамотном и добросовестном подходе может увенчаться успехом. В чем же заключается специфика деятельности еvent-агентств?

Главные особенности ивент-агентств

В отличие от других компаний ивент-агентства не организовывают торжества по собственной инициативе, как, к примеру, продюсерские, а работают исключительно по предварительной договоренности с клиентом. Не стоит путать еvent-предприятия и с BTL-агентствами, деятельность которых ориентирована на раскрутку или популяризацию определенных товаров. Их главная задача – маркетинг, а не организация праздника.

Основной перечень услуг ивент-агентств

Основной перечень услуг различных ивент-агентств схож между собой. Как правило, все они предлагают оригинальную концепцию всего мероприятия или разрабатывают ее вместе с клиентом. Также сотрудники данной компании занимаются подбором и арендой площадки, спецтехники и декора для проведения торжества. Они же по предварительной договоренности занимаются установкой и настройкой оборудования, а также украшением помещения. Также указанные агентства могут отвечать за проведение фото и видеосъемки. Вместе с тем возможно и изготовление любой полиграфической продукции, в том числе и пригласительных.

Кроме того, специалисты по организации праздников осуществляют подбор персонала по обслуживанию и проведению мероприятий, включительно с артистами, которые задействованы в развлекательной программе. Вопрос о праздничном застолье тоже можно доверить специалистам еvent-агентства. Они могут посоветовать оптимальный вариант банкета и взять на себя сервировку, приготовление и подачу блюд.

К числу самых популярных мероприятий, которые охвачены деятельностью агентств по организации мероприятий, можно отнести свадьбу, мальчишник или девичник, день рождения, корпоратив, тимбилдинг, квест, выпускной, а также детские праздники.

Ключевые этапы работы еvent-агентств

Для начала опытные ивент-агентства могут презентовать клиенту плоды своей деятельности, то есть проекты, над разработкой которых они трудились. Это всегда самые яркие и успешные примеры того, насколько креативно и блестяще работают сотрудники компании, и каким потрясающим может быть окончательный результат.

Затем происходят непосредственно организационные моменты подготовки праздника. В первую очередь это планирование грядущего события и соответственно его презентация, чтобы клиент мог отчетливо представить, как будет выглядеть его мероприятие. После обсуждения возникнувших нюансов и вопросов происходит утверждение основной концепции и сметы. Вместе с тем продумывается главный сценарий торжества с привлечением ведущего и артистов. Тщательно подбирается шоу-программа и музыкальное сопровождение. И, конечно же, происходит определение оптимального места для проведения мероприятия и его декора.

При необходимости и желании клиента еvent-агентство может провести репетицию грядущего торжества. В результате компания воплощает в жизнь то, к чему готовилась на протяжении длительного времени, и проводит само мероприятие. По его окончанию сотрудники агентства могут предоставить клиенту фото и видеоотчеты о проделанной работе.