Хто такий координатор заходу?

Координатор заходу – це незамінна складова професійної команди, яка відповідає за успіх будь-якого свята, будь то весілля, ювілей або корпоратив. Послуги цих фахівців особливо цінуються при проведенні масштабних подій з великою кількістю учасників і розмахом. Чому? Що входить в перелік обов'язків координатора урочистості?

Координатор, розпорядник та організатор заходів: головні відмінності

Багато хто схильний плутати такі професії, як координатор, розпорядник та організатор заходів. Безумовно, всі вони незамінна частина механізму, який функціонує і відповідає за чудовий результат проведеного свята. Але в чому ж криються їх головні відмінності? Насамперед, слід зазначити, що поняття «координатор» найвужче, «розпорядник» – більш широке і, нарешті, «організатор» – саме велике, природно, що стосується основних обов'язків.

Зокрема організатор заходу (або івент-менеджер) займається повною підготовкою основних елементів урочистості, продумує концепцію, підбирає підрядників. Його активна діяльність над розробкою сценарію майбутньї події починається задовго до самого втілення. Він здатний надати в повній мірі таку послугу, як організація свята «під ключ», і брати активну участь у кожному етапі його підготовки і проведення.

У свою чергу професії координатора та розпорядника часто вважають ідентичними. Хоча це не зовсім вірно. Координатор здійснює контроль над проведенням безпосередньо в день торжества і максимум за тиждень до цього. У той час як розпорядник приділяє більше часу замовнику, стаючи практично його представником, порадником і помічником. Тому до числа його обов'язків входить не тільки координування заходи, але і деяке консультування клієнтів з приводу майбутньої події.

Специфіка діяльності координатора заходів

Координатор – це спеціаліст, який відповідає за те, щоб в день весілля все пройшло, як заплановано. Тому він невпинно контролює дії кожного учасника події і своєчасність виконання всіх етапів івенту. Оскільки будь-яка незапланована дрібниця або імпровізація здатна повністю зіпсувати концепцію заходу і зіпсувати настрій всім присутнім. При цьому одне з найважливіших завдань цього фахівця полягає в тому, щоб нічого не було забуто і упущено з виду, особливо, якщо мова йде про весільну атрибутику: паспорти, обручки. Всі дії координатора заходів і відповідно організація інших учасників події відбуваються згідно таймингу. Це детальний план урочистості, у якому похвилинно розписаний кожен етап проведення івенту.

Обов'язки координатора досить великі. Так він стежить за готовністю всіх учасників заходу, обдзвонює їх напередодні і уточнює їх обов'язки, час і місце прибуття. Якщо мова йде про гостей, і свято буде проводитись в певному тематичному напрямку, може порадити або наполягти на дрес-коді, приймає дзвінки та роз'яснює будь-які ваші питання.

Координатор відповідає за проведення банкету: підготовку столів і посадочних місць, розсадку гостей, послідовність подачі страв і напоїв, а також роботу офіціантів. По закінченню святкування він піклується про збір продуктів що залишилися зі столу і допомагає гостям дістатися додому (в залежності від побажань замовника надає спеціальний транспорт або викликає таксі).

Якими якостями володіє координатор заходів?

Координатор заходів – це людина, здатна знайти вихід з будь-якої ситуації. Саме тому в нього завжди під рукою «чарівна валізка», де можна знайти будь-які дрібниці, що можуть знадобитися в процесі святкування. Це повний набір медикаментів «від усіх хвороб», голка з ниткою, скотч, шпильки, серветки та багато чого іншого. Найчастіше її вміст залежить від попереднього досвіду професіонала, чим більше його трудовий багаж, тим краще він підготовлений до різного роду форс-мажорів. А вони на будь-якому торжестві, на жаль, не рідкість.

Так ось саме координатор заходів повинен виходити з непередбачених ситуацій таким чином, щоб ніхто навіть і не помітив, що вони мали місце бути. Тому в число його професійних якостей обов'язково входять спритність, винахідливість і креативне мислення. Крім того, ця спеціалізація передбачає граничну пунктуальність, вимогливість, а також відмінні організаційні здібності, відповідальність, зібраність і хорошу пам'ять. Тільки повне поєднання всіх цих якостей може забезпечити високий рівень професіоналізму координатора заходів, а значить і його успішну діяльність.