Секрети організації успішного івенту

Організація успішного івенту – завдання не з легких, тому не кожному під силу впоратися з ним. Хто хоча б раз у житті власними силами готував і проводив будь-який захід, той знає, наскільки це складно і відповідально. Тому тільки при правильному підході і урахуванні всіх найважливіших аспектів можна розраховувати на позитивний результат. Які ж головні секрети організації знаменного свята, яке принесе всім присутнім тільки радісні емоції? Як самостійно підготувати чудове свято, яке сподобається всім його учасникам?

Визначення основної концепції заходу

Концепція, основна ідея – це перше, що слід ретельно продумати при організації заходу. Щоб полегшити собі завдання, слід відповісти на питання «Навіщо?», тобто з якою метою буде проходити подія. Це може бути естетичне задоволення, розвага, згуртування колективу, набуття нових знань... Головне, щоб ця ідея пронизувала кожну складову майбутнього івенту і відображалась у всіх деталях без винятку.

На цьому ж етапі потрібно визначитися і з тематикою свята. Оскільки від неї буде залежати подальша організація і створення необхідного антуражу.

Детальне планування майбутньої події

Не обійтися і без детального плану організації і проведення заходу. Ретельно продумай кожен етап і окресли коло людей, на допомогу яких ти можеш розраховувати. Бажано, щоб кожен пункт був суворо обмежений часовими рамками. Це допоможе проводити підготовку поступово, не відкладаючи все на останній день, а саме свято буде проходити згідно з чітким графіком. При цьому пам'ятай про те, що завжди потрібно передбачати певний часовий інтервал на можливі форс-мажори, наприклад, запізнення гостей або тривалу промову.

Установка бюджету і кількості гостей

Жодне свято не може обійтися без фінансових вкладень, тому потрібно обов'язково встановити суму, яка може бути витрачена на організацію свята. А потім, відштовхуючись від неї, продумувати майбутні витрати. При цьому потрібно обов'язково враховувати можливість непередбачених ситуацій, які вимагатимуть додаткових грошових витрат.

Також потрібно скласти список запрошених. Він, звичайно ж, безпосередньо залежить від запланованого бюджету. Заздалегідь продумай формат і дизайн запрошень, а також деталі їх виготовлення. Потім розішли їх зручним способом (поштою, через інтернет або вручи при особистій зустрічі). Далі потрібно уточнити точну кількість тих, хто підтвердив свою присутність на заході.

Вибір місця проведення свята

Вибір місця проведення свята залежить від багатьох факторів. Це і основна концепція свята, і кількість запрошених гостей, і бюджет... Якщо в наявності немає відповідного приміщення, саме час подумати про оренду. При цьому потрібно самостійно переконатися у відповідності пропозиції твоїм побажанням. Також важливо продумати, якою саме повинна бути обстановка на заході, і як її втілити в життя саме тут. Ретельно розплануй кожен елемент декору.

Підготовка банкету та розважальної програми

Необхідно подумати і над тим, чим і як ти будеш пригощати своїх гостей, у якій формі буде проходити банкет, який персонал і атрибутика для цього знадобляться. Кількість і види напоїв і страв безпосередньо залежать від концепції торжества і від уподобань гостей.

Теж саме можна сказати і про розважальнійу програму, яка стає обов'язковою складовою успішного івенту. Адже від неї залежить загальний настрій на святі та враження гостей. Підбирай сценарій з урахуванням вікової категорії запрошених, їх соціального статусу та професійних схильностей. Якщо на заході буде присутня різна публіка, плануй універсальні конкурси та шоу-номери. Обов'язково підшукай яскравого і талановитого ведучого або довір цю важливу місію перевіреній людині.

Успіх заходу багато в чому залежить і від яскравого вражаючого фіналу, тому продумай його завчасно. Наприклад, це може бути приголомшливий салют або ефектна подача святкового торта зі свічками.

Моральна готовність і самовладання

Якщо ти вже взявся за таку відповідальну справу, як організація заходу, будь готовий до будь-яких форс-мажорів. При цьому ніколи не втрачай самовладання і не панікуй, пам'ятай, що всі проблеми вирішувані! Завжди зберігай спокій, здоровий глузд і позитивний настрій, тільки в такому випадку можна буде розраховувати на успіх.


Втім, якщо ти не впевнений у своїх силах і не готовий брати на себе відповідальність за майбутнє свято, завжди можна звернутися до професіоналів. Досвідчена команда фахівців івент-агенції «Рудий кінь» повністю візьме на себе всі ваші турботи по організації і проведенню заходу. Тобі залишиться тільки насолоджуватися передчуттям незабутнього торжества і отримувати задоволення від самого святкування. Навіть не сумнівайся в тому, що ми підготуємо по-справжньому феєричний івент, кожен учасник якого буде в справжньому захопленні!