Специфіка діяльності івент-агенцій (Як працює агенція з організації свят?)

Івент-агенція (від англ. event – подія, захід) – це компанія, яка займається організацією різнопланових заходів будь-якого масштабу на замовлення клієнтів. У свою чергу це дуже трудомісткий і затратний в часі процес, який тільки при грамотному і сумлінному підході може увінчатися успіхом. У чому ж полягає специфіка діяльності event-агенції?

Головні особливості івент-агенцій

На відміну від інших компаній івент-агенції не організовують урочистості з власної ініціативи, як, наприклад, продюсерські, а працюють виключно за попередньою домовленістю з клієнтом. Не варто плутати еvent-підприємства з BTL-агенціями, діяльність яких орієнтована на розкрутку або популяризацію певних товарів. Їх головне завдання – маркетинг, а не організація свята.

Основний перелік послуг івент-агенцій

Основний перелік послуг різних івент-агенцій схожий між собою. Як правило, всі вони пропонують оригінальну концепцію всього заходу або розробляють її разом з клієнтом. Також співробітники цієї компанії займаються підбором і орендою майданчиків, спецтехніки та декору для проведення торжества. Вони ж за попередньою домовленістю займаються установкою і налаштуванням обладнання, а також оздобленням приміщення. Також зазначені агенції можуть відповідати за проведення фото та відеозйомки. Разом з тим можливо і виготовлення будь-якої поліграфічної продукції, в тому числі і запрошень.

Крім того, фахівці з організації свят здійснюють підбір персоналу по обслуговуванню і проведенню заходів, включно з артистами, які задіяні у розважальній програмі. Питання про святкове застілля теж можна довірити фахівцям event-агенції. Вони можуть порадити оптимальний варіант банкету і взяти на себе сервіровку, приготування та подавання страв.

До числа найпопулярніших заходів, які охоплені діяльністю агенцій з організації заходів, можна віднести весілля, парубочий вечір або дівич-вечір, день народження, корпоратив, тімбілдінг, квест, випускний, а також дитячі свята.

Ключові етапи роботи event-агенцій

Для початку досвідчені івент-агенції можуть презентувати клієнтові плоди своєї діяльності, тобто проекти, над розробкою яких вони працювали. Це завжди найяскравіші і успішні приклади того, наскільки креативно і блискуче працюють співробітники компанії, і яким чудовим може бути остаточний результат.

Потім відбуваються безпосередньо організаційні моменти підготовки свята. В першу чергу це планування майбутньої події і відповідно її презентація, щоб клієнт міг чітко уявити, як буде виглядати його захід. Після обговорення виниклих нюансів і питань відбувається утвердження основної концепції і кошторису. Разом з тим продумується головний сценарій свята з залученням ведучого і артистів. Ретельно підбирається шоу-програма і музичний супровід. І, звичайно ж, відбувається визначення оптимального місця для проведення заходу та його декору.

При необхідності і бажанні клієнта еvent-агенція може провести репетицію майбутнього торжества. В результаті компанія втілює в життя те, до чого готувалася протягом тривалого часу, і проводить сам захід. По його закінченню співробітники агенції можуть надати клієнту фото та відеозвіти про виконану роботу.